Das Arbeitszeugnis ist in Deutschland ein elementarer Bestandteil der Bewerbungsunterlagen. Personalverantwortliche schauen sich die Zeugnisse sehr genau an, um ihre Auswahl zu treffen. In Umfragen bei Unternehmen antworteten mehr als 50 Prozent der Personalverantwortlichen, dass die Bedeutung von Zeugnissen zur Personalauswahl von Tarifangestellten groß oder sehr groß ist. Mehr als 70 Prozent der Unternehmen machten diese Angaben bei der Auswahl von Leitenden Angestellten.

Bewerber sollten folglich großen Wert auf ein gutes Arbeitszeugnis legen. Schon deshalb, um bei Bewerbungen nicht auf dem "falschen Stapel" zu landen.

Ein gutes, professionell geschriebenes Arbeitszeugnis ist bares Geld wert, da es die berufliche Entwicklung und damit auch die Gehaltsentwicklung zwingend mitbestimmt.

Nach den gesetzlichen Regelungen (siehe Vorschriften) kann ein Arbeitnehmer ein Zeugnis über "Art und Dauer" der Tätigkeit verlangen: Das ist das "einfache Zeugnis". Auf sein Verlangen muss der Arbeitgeber das Zeugnis auch auf "Leistung und Verhalten/Führung ausweiten und ein sogenanntes "qualifiziertes Zeugnis" ausstellen.

Auszubildenden ist bei Beendigung oder Abbruch der Ausbildung - und zwar unaufgefordert - ein Zeugnis auszustellen über Art, Dauer und Ziel der Ausbildung sowie über die erworbenen Fertigkeiten und Kenntnisse ("einfaches Zeugnis"). Auch hier ist das Zeugnis, auf Verlangen, auszuweiten auf Führung, Leistung und besondere fachliche Fähigkeiten ("qualifiziertes Zeugnis").

Bei Tarifangestellten und Leitenden Mitarbeitern werden in über 90 Prozent der Fälle qualifizierte Zeugnisse ausgestellt.

Die "Wahrheitspflicht", als oberster Grundsatz der Zeugniserstellung, bedeutet insbesondere, dass der Arbeitgeber die Leistung des Mitarbeiters möglichst realitätsnah bewerten muss. Er darf ihn also nicht besser oder schlechter darstellen, als er wirklich war oder ist. Dies folgt schon aus der Funktion eines Zeugnisses als Informationsquelle für die Personalauswahl.

Sowohl der Arbeitnehmer selbst als auch der (künftige) Arbeitgeber muss sich ein Bild von den Arbeitnehmerqualitäten machen können. Daher muss das Zeugnis für den Arbeitnehmer verständlich und seine Aussage auch für Dritte klar erkenntlich sein. Weiter muss es die Unterschiede zwischen den verschiedenen Arbeitnehmern wiedergeben (sog. "Individualitätsgrundsatz"). Denn wenn alle Mitarbeiter gleich beurteilt würden, verlöre das Zeugnis seine Aussagekraft.

Trotz der "Wahrheitspflicht" besteht keineswegs die Pflicht zu "rücksichtsloser Offenheit". Der Arbeitgeber hat immer auch seine Fürsorgepflicht dem Beschäftigten gegenüber zu beachten. Und das auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Oder, wie es der Bundesgerichtshof ausgedrückt hat: Der Arbeitgeber muss das Zeugnis mit "verständigem Wohlwollen" ausstellen, um dem Arbeitnehmer das weitere Fortkommen auf dem Arbeitsmarkt nicht unnötig zu erschweren.

Da die "Wohlwollenspflicht" oft mit der "Wahrheitspflicht" kollidiert, haben sich in der Praxis verschiedene Zeugnistechniken und Formulierungen ("Zeugnissprache") entwickelt, um beiden Pflichten gerecht zu werden.

Vereinfacht ausgedrückt, kann man sagen: jeder abhängig Beschäftigte. Also auch Teilzeitbeschäftigte, geringfügig Beschäftigte, in Probearbeitsverhältnissen Stehende, zur Berufsbildung Beschäftigte, befristet Beschäftigte, studentische Mitarbeiter, Praktikanten, Aushilfskräfte, in Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen (ABM) oder Heimarbeit Beschäftigte sowie Arbeitnehmer in Leiharbeitsverhältnissen. Ebenso Vorstände, Geschäftsführer und Leitende Angestellte.

Die rechtliche Formulierung "bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses" bedeutet "aus Anlass der Beendigung". Schließlich benötigt der Arbeitnehmer ein Zeugnis ("vorläufiges Zeugnis") zur Suche eines neuen Arbeitsplatzes. Ein Anspruch entsteht also schon mit dem Kündigungszeitpunkt. Dies gilt auch für den Fall einer Kündigungsschutzklage, wenn also noch geklärt werden muss, ob die Kündigung rechtmäßig ist.

Für Beschäftigte im Öffentlichen Dienst ergibt sich der Zeitpunkt aus dem Bundesangestelltentarif (siehe Vorschriften).

Befristet Beschäftigten muss das Zeugnis eine angemessene Zeit vor Beschäftigungsende ausgestellt werden.

Bei einer fristlosen Kündigung ist das Zeugnis "unverzüglich" auszustellen; normalerweise innerhalb weniger Tage.

Die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses spielt für die Entstehung des Anspruches keine Rolle.

Zeugnisansprüche unterliegen der allgemeinen Verjährung, welche, gem. §195 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), drei Jahre beträgt. Es können jedoch tarifvertraglich oder einzelvertraglich andere Fristen gelten.

Voraussetzung für das Ausstellen eines Zeugnisses ist, dass der Arbeitgeber dies überhaupt noch tun kann. Dazu muss er sich noch an die Leistungen des Beschäftigten erinnern können oder es müssen zumindest noch Unterlagen existieren, aus denen entsprechendes zu entnehmen ist. Daher nimmt man an, dass der Anspruch verwirkt wird, wenn man ihn längere Zeit nicht geltend macht.

Es ist empfehlenswert, den Anspruch auf ein Arbeitszeugnis möglichst schnell geltend zu machen.

Grundsätzlich hat der Arbeitgeber das Zeugnis unverzüglich nach Entstehen des Zeugnisanspruchs auszustellen. Also üblicherweise innerhalb weniger Tage.

Oftmals besteht ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis nach einem Tarifvertrag. Aber auch ohne eine solche Regelung kann der Beschäftigte ein Zwischenzeugnis verlangen, wenn sein Wunsch als ein berechtigtes Anliegen erscheint. Er muss also einen "triftigen Grund" haben.

Ein solcher kann beispielsweise sein: Wechsel des Vorgesetzten, Stellen- oder Aufgabenwechsel, Betriebsübergang, Insolvenz, Stellensuche, Vorlage bei Behörden, Versetzung, Wehr- oder Zivildienst, Beförderung, Elternzeit, Auslandsentsendung, Freistellung oder ein bevorstehendes Ausbildungsende.

In den meisten Fällen wird ein Arbeitgeber auch ohne triftigen Grund ein Zwischenzeugnis ausstellen. Hierbei ist es zweckmäßig, dem Arbeitgeber einen eigenen Zeugnisentwurf vorzulegen. Arbeitgeber sind erfahrungsgemäß dankbar, wenn ihnen so Arbeit abgenommen wird, und übernehmen häufig vorgeschlagene Formulierungen.

Ein qualifiziertes Zeugnis darf nichts auslassen, was der Leser üblicherweise erwartet.

Für ein qualifiziertes Zeugnis gelten folgende Hauptkomponenten als üblich: Eingangssatz, Positions- und Aufgabenbeschreibung, Leistungs- und Erfolgsbeurteilung (Arbeitsbereitschaft, Arbeitsbefähigung, Wissen- und Weiterbildung, Arbeitsweise, Arbeitserfolg), Beurteilung des Sozialverhaltens (Verhalten gegenüber anderen und Sozialkompetenz) und Abschlussformulierungen (Beendigungsformel, Dankes- und Bedauernsformel, Zukunftswünsche).

Bedingt durch das rechtliche Spannungsverhältnis zwischen "Wahrheitspflicht" auf der einen und "Wohlwollenspflicht" auf der anderen Seite, hat sich eine bestimmte Art und Weise herausgebildet, Zeugnisse zu schreiben. Dadurch können auch nicht so gute Beurteilungen ("Wahrheitspflicht") in einem guten Licht erscheinen ("Wohlwollenspflicht").

Anders, als oftmals vermutet, gibt es aber keine allgemeingültige, feste "Zeugnissprache". Vielmehr sind Formulierungen immer im Zusammenhang des gesamten Zeugnisses zu sehen.

Nur der erfahrene Leser wird auf Anhieb sehen, ob es sich um ein "gutes" oder ein "schlechtes" Zeugnis handelt oder ob es von einer kundigen Person geschrieben wurde oder von einem Laien. Abhängig davon wird auch nur ein solcher Leser den Informationswert korrekt einzuschätzen wissen und die richtigen Schlüsse daraus ziehen. Insbesondere Unternehmen ohne fachkundige Personalabteilung stellen ihren Mitarbeitern häufig - oftmals ungewollt - ein unzulängliches Zeugnis aus (sog. "Dilettantenzeugnis").

Grundsätzlich gilt, dass es rechtlich unzulässig ist, Zeugnisse mit Merkmalen zu versehen, die den Arbeitnehmer in einer aus dem Wortlaut des Zeugnisses nicht ersichtlichen Weise ("Geheimcode") zu kennzeichnen.

Grundsätzlich ist es nicht zulässig, irgendwelche auffälligen Zeichen oder Geheimmerkmale in das Zeugnis einzubringen. Dies folgt aus der Wahrheitspflicht.

Eine beispielhafte Benotungsskala finden Sie unter dem Punkt Zufriedenheitsformel..

Das Zeugnis muss von einem in der Arbeitshierarchie Höherstehenden unterschrieben werden, also z.B. einem Mitglied der Geschäftsführung.

Außerdem muss es jemand unterschreiben oder zumindest mitunterschreiben, der den Arbeitnehmer real beurteilen kann, also beispielsweise der unmittelbare Vorgesetzte.

Läst der Arbeitgeber das Zeugnis von einem Vertreter unterzeichnen, so muss die Vertretungsmacht des Unterschreibenden im Zeugnis zum Ausdruck kommen, also z.B. "ppa" bei Prokuristen.

Grundsätzlich gilt die Personalleitung als ermächtigt, ein Zeugnis zu unterschreiben.

Ja. Anders als früher sagt die Rechtsprechung heute, dass es zulässig ist, das Zeugnis zu knicken, solange das Originalzeugnis fotokopierbar ist und die Knicke im Zeugnisbogen sich nicht auf den Kopien abzeichnen.

Der Arbeitgeber muss das Verhältnis zwischen der Länge der Krankheit und der Länge der Beschäftigung beachten. Nur in den seltensten Fällen dürfen lange Krankheitszeiten in einem Zeugnis erwähnt werden. Sie müssen schon außergewöhnlich lang sein. So ist z.B. das Sächsische Landesarbeitsgericht der Meinung, dass die Fehlzeit durch Krankheit erst dann erwähnt werden darf, wenn sie etwa die Hälfte der gesamten Beschäftigungszeit ausmacht.

Im Umkehrschluß bedeutet dies, dass die Aufnahme von Krankheitszeiten in das Zeugnis (auch bei häufigen Kurzerkrankungen) fast nie erlaubt ist.

Ja. Die Beendigungsgründe, also wer die Kündigung aussprach und warum, dürfen gegen den Wunsch des Mitarbeitern nicht in das Zeugnis aufgenommen werden.

In der Praxis enthalten über 75 Prozent der Arbeitszeugnisse die Formulierung "auf eigenen Wunsch".

Ja. Arbeitgeber sind grundsätzlich nicht zu Zukunftswünschen verpflichtet.

Allerdings ist in mehr als 80 Prozent der Zeugnisse eine solche Formulierung enthalten. Daraus kann man schließen, dass sie zumindest zu einem guten Zeugnis gehören. Fehlen sie, so kann man demgemäß auf eine schlechte Beurteilung schließen. Das bedeutet wiederum, dass das Fehlen von Zukunftswünschen für die Fälle unzulässig ist, in denen vorher positive Beurteilungen getroffen wurden. Ansonsten würde der Arbeitgeber seinen vorherigen Aussagen widersprechen.

Ja. Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, eine Dankes- und Bedauernsformel aufzunehmen.

Im übrigen gilt aber auch hier, dass der Arbeitgeber seinen zuvor getroffenen Aussagen nicht widersprechen darf.

Die Leistungsbeurteilung sollte grundsätzlich mehr Text umfassen als die Aufgabenbeschreibung. Weil das Zeugnis in erster Linie eine Beurteilung ist, sollten Sie nicht unbedingt anstreben, möglichst viele Aufgaben im Zeugnis unterzubringen.

Anders liegt der Fall, wenn Sie längere Zeit im Unternehmen tätig waren und Ihren Aufgabenbereich mehrfach gewechselt haben. Allerdings ist auch hier auf ein ausgewogenes Verhältnis von Aufgabenbeschreibung und Leistungsbeurteilung zu achten.

Für künftige Arbeitgeber ist es sehr interessant, wenn er den Mitarbeiter mit neuen Aufgaben betrauen kann. Auch beim Werdegang ist auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen der Aufgabenbeschreibung und der Leistungsbeurteilung zu achten.

Der Umfang sollte gewöhnlich ein bis zwei DIN-A4-Seiten nicht überschreiten. Dreiseitige Zeugnisse sind höchstens bei längerer Unternehmenszugehörigkeit mit mehrfachem Wechsel der Aufgaben sinnvoll.

Ja, jeder Arbeitnehmer hat ein Recht auf ein von Rechtschreibe-, Grammatik- und Tippfehlern freies, maschinenschriftliches Zeugnis.

Es ist immer sinnvoll mit dem Arbeitgeber das Gespräch zu suchen. Oftmals hat dieser nur versehentlich und ohne böse Absicht eine schlechte Formulierung gewählt. Hierbei ist es zweckmäßig dem Arbeitgeber einen eigenen Zeugnisentwurf vorzulegen. Arbeitgeber sind erfahrungsgemäß dankbar, wenn ihnen Arbeit abgenommen wurde und übernehmen oft die vorgeschlagenen Formulierungen.

Sie sollten jedoch auch bedenken, dass Sie sich über die Bewertungen im Zeugnis irren können. Vorteilhaft ist daher eine professionelle Zeugnisanalyse. Mit dieser können Sie dann im Gespräch mit dem Arbeitgeber besser argumentieren.

Sollten Sie sich mit Ihrem Arbeitgeber nicht einigen können, bleibt meist nur noch der Weg zum Arbeitsgericht. Die Prozesskosten sind relativ gering, da der Streitwert in der Regel ein Bruttomonatsgehalt beträgt. Für die genauen Kosten sollten sie sich an einen Rechtsanwalt wenden. Einen Anwalt in Ihrer Nähe finden sie mit dem Anwaltsuchdienst.

Bei Insolvenz entsteht der Zeugnisanspruch gegenüber dem Insolvenzverwalter.